Les petites entreprises de l'UE reçoivent deux consignes qui semblent se contredire : le principe de minimisation des données du RGPD dit de ne pas conserver de données personnelles plus longtemps que nécessaire, tandis que le droit fiscal de la plupart des États membres impose de conserver factures et documents comptables pendant des années — généralement entre quatre et six, selon le pays. Aucune des deux règles n'est optionnelle, et aucune ne vous dit, en pratique, quoi faire du PDF précis qui se trouve dans votre boîte mail. Ceci est un aperçu général, pas un conseil juridique — vérifiez le délai de conservation exact applicable dans votre pays et votre secteur.
Deux horloges qui tournent en même temps
Les données personnelles — le nom et l'adresse d'un client sur une facture, la fiche de paie d'un employé — relèvent du principe de minimisation du RGPD : ne les conservez que tant que vous avez un objectif réel et déclaré. Les documents comptables et fiscaux relèvent d'obligations de conservation distinctes, généralement bien plus longues, précisément parce que l'administration fiscale doit pouvoir contrôler les années passées. En pratique, le délai fiscal l'emporte presque toujours pour tout ce qui est aussi un document comptable — une facture est une donnée personnelle et un document fiscal à la fois, et se conserve pour la durée fiscale, pas pour le minimum RGPD plus court.
Où ça dérape vraiment
Le risque de conformité dans la plupart des petites équipes n'est pas une décision délibérée de trop conserver — c'est une boîte mail que personne n'a regardée depuis deux ans, avec des contrats, des scans de pièces d'identité et de vieilles factures éparpillés dans le Google Drive personnel de quelqu'un, simplement parce que c'est là qu'il les a enregistrés le jour de leur arrivée. Personne ne peut dire ce qu'il y a dedans, ce qui est précisément le problème : vous ne pouvez pas appliquer une politique de conservation à des documents que vous ne trouvez pas, ni répondre rapidement à une demande d'accès si la même facture peut se trouver à trois endroits différents sous trois noms différents.
Ce qui aide vraiment : un classement prévisible, pas une suppression automatique
Findest ne décide pas de votre politique de conservation à votre place, et ne supprime rien automatiquement de votre stockage cloud selon un calendrier — cette décision, et la responsabilité légale qui va avec, reste la vôtre. Ce que ça fait, c'est supprimer la raison pour laquelle votre classement devient incohérent au départ : chaque pièce jointe va dans le même dossier à chaque fois, avec le même nom prévisible, dans votre propre Google Drive, OneDrive ou Dropbox plutôt que dans un stockage privé dispersé. Une politique de conservation que vous appliquez vraiment — "supprimer tout dans Factures/2019 maintenant que six ans sont passés" — ne fonctionne que si tout ce qui date de 2019 est vraiment dans Factures/2019.
Ce que Findest conserve lui-même, et pendant combien de temps
Findest garde une copie temporaire de chaque pièce jointe dans un stockage privé par utilisateur, hébergé dans l'Union européenne, uniquement le temps de la classer et de la ranger (et brièvement après, pour pouvoir relancer un envoi échoué sans vous demander de renvoyer l'e-mail). Vous pouvez supprimer cette copie temporaire depuis votre tableau de bord à tout moment. La copie permanente — celle que votre politique de conservation régit vraiment — vit dans votre propre cloud, sous votre propre compte, dès qu'elle est classée. Voir Sécurité pour le détail complet de ce qui est stocké où.
Accès en lecture seule, un sous-traitant de données de moins à surveiller
Connecter Gmail ou Outlook donne à Findest un accès en lecture seule pour trouver les pièces jointes correspondant à vos règles — jamais un accès en écriture à votre boîte mail, et les e-mails qui ne correspondent à rien ne sont jamais conservés. Révoquer l'accès depuis Connexions est immédiat.