Las pequeñas empresas en la UE reciben dos instrucciones que parecen contradecirse: el principio de minimización de datos del RGPD dice que no conserves datos personales más tiempo del necesario, mientras que la normativa fiscal en la mayoría de países miembros exige guardar facturas y registros contables durante años — normalmente entre cuatro y seis, según el país. Ninguna de las dos es opcional, y ninguna te dice, en la práctica, qué hacer con el PDF concreto que tienes en la bandeja de entrada. Esto es un resumen general, no asesoría legal — comprueba el plazo de conservación exacto que aplica en tu país y sector.
Dos relojes corriendo a la vez
Los datos personales — el nombre y dirección de un cliente en una factura, la nómina de un empleado — caen bajo el principio de minimización del RGPD: consérvalos solo mientras tengas un propósito real y declarado para ellos. Los registros contables y fiscales tienen obligaciones de conservación distintas que normalmente duran mucho más, precisamente porque Hacienda necesita poder auditar años anteriores. En la práctica, el plazo fiscal casi siempre gana para cualquier cosa que también sea un documento contable — una factura es dato personal y registro fiscal a la vez, y se conserva por el plazo fiscal, no por el mínimo más corto del RGPD.
Dónde falla esto en la práctica
El riesgo de cumplimiento en la mayoría de equipos pequeños no es una decisión deliberada de conservar datos de más — es una bandeja de entrada que nadie ha mirado en dos años, con contratos, escaneos de DNI y facturas antiguas repartidas por el Google Drive personal de alguien porque ahí fue donde los guardó el día que llegaron. Nadie sabe qué hay dentro, que es precisamente el problema: no puedes aplicar una política de conservación a documentos que no encuentras, ni responder rápido a una solicitud de acceso si la misma factura puede estar en tres sitios distintos con tres nombres distintos.
Lo que sí ayuda: archivado predecible, no borrado automático
Findest no decide tu política de conservación por ti, ni borra nada de tu nube automáticamente según un calendario — esa decisión, y la responsabilidad legal detrás, sigue siendo tuya. Lo que hace es quitar la razón por la que el archivado deja de ser consistente en primer lugar: cada adjunto va a la misma carpeta siempre, con el mismo nombre predecible, en tu propio Google Drive, OneDrive o Dropbox en vez de en un almacenamiento privado disperso. Una política de conservación que de verdad aplicas — "borra todo en Facturas/2019 ahora que han pasado seis años" — solo funciona si todo lo de 2019 está de verdad en Facturas/2019.
Lo que guarda Findest, y durante cuánto tiempo
Findest guarda una copia temporal de cada adjunto en almacenamiento privado por usuario, alojado en la Unión Europea, solo durante el tiempo que tarda en clasificarlo y archivarlo (y un poco después, para poder reintentar una subida fallida sin pedirte que reenvíes el correo). Puedes borrar esa copia temporal desde tu panel en cualquier momento. La copia permanente — la que de verdad rige tu política de conservación — vive en tu propia nube, bajo tu propia cuenta, desde el momento en que se archiva. En Seguridad tienes el desglose completo de qué se guarda y dónde.
Acceso de solo lectura, un procesador de datos menos del que preocuparte
Conectar Gmail u Outlook da a Findest acceso de solo lectura para encontrar adjuntos que coincidan con tus reglas — nunca escritura sobre tu buzón, y el correo que no coincide con nada no se guarda en absoluto. Revocar el acceso desde Conexiones es inmediato.