Vous décidez
où va chaque chose.
Une règle, c'est trois choses : un nom, une description avec vos mots et une destination. Aucun mot-clé à entretenir, aucune condition à construire — vous écrivez ce qui va là, comme vous l'expliqueriez à un nouveau collègue.
Trois décisions, prises une fois.
Un nom
Comme vous le diriez à voix haute — « Factures fournisseurs », « Fiches de paie ». C'est pour vous et pour votre Historique ; il n'est comparé à rien.
Une description
Une ou deux phrases disant ce qui va ici — et, tout aussi utile, ce qui n'y va pas. C'est la partie que lit l'IA.
Une destination
Un cloud et un vrai dossier, choisi avec un explorateur qui montre les dossiers que vous avez déjà. Vous pouvez en créer un sans quitter Findest.
Les documents classés sont renommés de façon constante en Type_Émetteur_Date : un dossier trié par nom se trouve donc aussi trié utilement.
Dites ce que ce n'est pas, pas seulement ce que c'est.
La plus grosse amélioration que vous puissiez apporter à une règle, c'est une phrase sur ce qui ne doit pas atterrir là. Les exclusions sont ce qui permet à l'IA de distinguer deux règles voisines.
“Factures”
Toute facture que vous recevrez un jour correspond, y compris celles pour lesquelles vous avez une meilleure règle.
“Factures des fournisseurs chez qui nous achetons du matériel. Pas les charges, pas les abonnements logiciels.”
Nomme la catégorie et clôture les deux voisines à qui elle volerait sinon des documents.
“Reçus”
« Reçu » veut dire des choses différentes selon l'expéditeur — et pour un modèle sans rien à quoi comparer.
“Factures d'électricité du bureau. Pas celles de mon appartement, ni le gaz.”
Deux exclusions, et toutes les deux sont de vrais documents que vous recevez réellement.
“Documents importants”
Rien ici n'est vérifiable. À peu près n'importe quoi pourrait s'y défendre.
“Contrats dès qu'ils sont signés par les deux parties. Pas les brouillons, pas les propositions.”
« Signé par les deux parties » est une propriété que le modèle peut chercher dans le document lui-même.
Nul besoin de décrire le format, l'expéditeur ou le nom du fichier. Le document est lu — si c'est une facture d'électricité, elle en a l'air, quel qu'en soit l'expéditeur et quel que soit le nom de la pièce jointe.
Aucun ordre de priorité à gérer.
Les règles ne sont pas vérifiées de haut en bas, et celle que vous avez créée en premier n'a aucun avantage. Toutes sont évaluées ensemble, en une seule passe, et la correspondance la plus précise l'emporte.
Une règle pour « les factures d'électricité du bureau » et une autre plus large pour « les factures fournisseurs » peuvent donc coexister sans que vous les ordonniez. Une facture d'électricité va à la première parce qu'elle y correspond plus précisément, pas à cause de sa place dans une liste.
Si deux règles se recouvrent au point que l'une ou l'autre serait correcte, c'est en général le signe qu'elles veulent n'en faire qu'une. Sur chaque document de l'Historique, vous voyez laquelle a gagné.
Combien de règles vous avez.
Les règles restent actives jusqu'à ce que vous les désactiviez — rien n'expire, et en désactiver une ne la supprime pas.
2 règles actives
Assez pour les un ou deux types de documents que vous traitez vraiment.
0 €
15 règles actives
De la place pour une règle par type de document, émetteur et dossier.
9 €/mois
Règles illimitées
Plus le classement d'un document dans plusieurs clouds à la fois, et l'accès partagé en équipe.
29 €/mois
Les descriptions évaluées par IA sont sur tous les plans, y compris le gratuit — c'est la seule façon dont une règle fonctionne, donc les réserver à un plan payant voudrait dire que Free ne pourrait créer aucune règle.
Les questions qu'on nous pose vraiment
Et si deux règles conviennent ?
Elles sont toutes évaluées ensemble et la plus précise l'emporte. Aucun ordre à gérer et aucun comportement « la première créée gagne » — l'Historique vous montre quelle règle a correspondu à chaque document.
Que se passe-t-il si aucune règle ne convient ?
Le document est conservé et marqué comme n'ayant correspondu à aucune règle, avec la raison. Il n'est pas deviné dans un dossier approximatif, et vous ne recevez pas d'e-mail — c'est normal, et c'est visible dans l'Historique.
Dois-je mentionner l'expéditeur ou le nom du fichier ?
Non. Le document lui-même est lu : une facture d'électricité est reconnaissable quel qu'en soit l'expéditeur et quel que soit le nom du PDF.
Puis-je créer un dossier pendant que j'écris la règle ?
Oui, depuis l'explorateur de dossiers lui-même, sans ouvrir votre cloud dans un autre onglet.
Une règle peut-elle classer dans plus d'un cloud ?
En Business, oui — le même document peut être archivé dans plusieurs clouds à la fois. Si une copie secondaire échoue, l'archivage principal réussit quand même.
Combien de règles puis-je avoir ?
Deux en Free, quinze en Pro, illimitées en Business. Vous pouvez désactiver des règles sans les supprimer, et une règle désactivée ne compte pas.
Écrivez votre première règle.
Cela prend une minute, et le plan gratuit suffit à voir si les fichiers atterrissent là où vous les auriez mis.