Archivar albaranes sin que se mezclen con las facturas
Mismo proveedor, mismo formato, a veces el mismo correo. Y aun así son dos documentos distintos.
¿Cómo se archivan los albaranes sin que se mezclen con las facturas?
Vienen del mismo proveedor, con el mismo formato y a veces en el mismo correo que la factura, así que el remitente no los separa. La regla nombra el albarán —la entrega de mercancía, sin importes de cobro— y deja la factura fuera de forma explícita.
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Nombrar la entrega, no al proveedor
El mismo proveedor manda albarán y factura. Lo que los distingue es qué documenta cada uno: una entrega frente a un cobro.
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Excluir la factura dentro de la propia regla
Es el vecino que se cuela siempre. Decir «no facturas» en la descripción es lo que mantiene las dos carpetas separadas.
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Contar con que lleguen en el mismo correo
Un solo mensaje puede traer los dos adjuntos. Cada uno se evalúa por separado, así que cada uno acaba en su sitio.
Casi idéntico a la factura, y a propósito
Un albarán y una factura del mismo proveedor se parecen muchísimo: misma plantilla, mismo logotipo, mismos productos listados. A veces llegan incluso en el mismo correo, como dos adjuntos consecutivos.
La diferencia está en lo que el albarán no lleva: no tiene importe total con impuestos ni los datos fiscales completos, porque documenta una entrega, no un cobro. Es una distinción de contenido, así que ningún filtro por remitente o por asunto puede hacerla.
Dos documentos, dos personas, dos carpetas
El motivo por el que interesa separarlos no es de orden, es de quién los usa: la factura la necesita administración para pagar y contabilizar; el albarán lo necesita almacén para comprobar que llegó lo que se pidió. Tenerlos juntos obliga a las dos partes a filtrar el ruido de la otra.
Cuando llegan en el mismo correo, además, la separación manual es especialmente incómoda: hay que abrir los dos adjuntos para saber cuál es cuál, porque el nombre del fichero rara vez lo aclara. Clasificar por contenido resuelve exactamente ese momento.
Nombrar la confusión antes de que ocurra
Cuando dos documentos se parecen tanto, la regla que gana es la que dice explícitamente con cuál no hay que confundirlo. El motor evalúa todas tus reglas a la vez, así que esa pista le sirve para comparar.
“Documentos de proveedores”
Se lleva facturas y albaranes juntos, que es exactamente el problema que intentas resolver.
“Albaranes de entrega de mercancía. No facturas, aunque vengan del mismo proveedor y el mismo día.”
Nombra el documento y anticipa la confusión concreta que va a tener que resolver.
Cómo queda archivado el albarán
El nombre distingue el tipo de documento desde el principio, que es justo lo que faltaba al tenerlos mezclados:
Albaran_Suministros-García-SL_2026-03-12.pdf
Va a Almacén Albaranes 2026, normalmente separada de contabilidad porque quien consulta albaranes suele ser almacén y no administración.
Si tu proveedor manda albarán y factura en el mismo PDF, es un solo documento y acabará en una sola carpeta. Separarlos solo funciona cuando llegan como adjuntos distintos.
Preguntas frecuentes sobre los albaranes
¿Distingue el albarán de la factura del mismo proveedor?
Sí, y es el caso para el que está pensada esta regla. Al evaluarse todas las reglas juntas, el modelo compara el documento con la de facturas y con la de albaranes a la vez y elige la que encaja mejor.
¿Y si vienen los dos en el mismo correo?
Perfecto: cada adjunto se clasifica por separado, así que el albarán va a su carpeta y la factura a la suya, en la misma pasada.
¿Puedo archivar el albarán en dos sitios a la vez?
Sí, con el plan Business una misma regla puede archivar en varias nubes simultáneamente — útil si almacén y contabilidad trabajan en sitios distintos.
Lo que suele llegar en el mismo buzón
Archivar facturas de proveedores sin tocarlas
Es la categoría con más remitentes distintos y la que peor se lleva con los filtros de correo. Así se archiva sola. Ver cómo →
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El asunto dice «Documento completado» y el adjunto se llama «documento_firmado.pdf». Ninguno de los dos te sirve. Ver cómo →
Archivar tickets de gastos que llegan como fotos
La única categoría de esta lista que casi nunca llega en PDF — y la que más se topa con el filtro de tamaño. Ver cómo →
Que almacén y contabilidad dejen de compartir carpeta.
Dos reglas, dos destinos, y cada adjunto del mismo correo acaba donde tiene que estar.