Tú decides
dónde va cada cosa.
Una regla son tres cosas: un nombre, una descripción con tus palabras y un destino. No hay palabras clave que mantener ni condiciones que montar — escribes qué va ahí, igual que se lo explicarías a un compañero nuevo.
Tres decisiones, una sola vez.
Un nombre
Como lo llamarías en voz alta — «Facturas de proveedores», «Nóminas». Es para ti y para tu Historial; no se compara con nada.
Una descripción
Una o dos frases diciendo qué va aquí — y, igual de útil, qué no. Esta es la parte que lee la IA.
Un destino
Una nube y una carpeta real, elegida con un navegador que te enseña las carpetas que ya tienes. Puedes crear una nueva sin salir de Findest.
Los documentos archivados se renombran siempre como Tipo_Emisor_Fecha, así una carpeta ordenada por nombre queda además ordenada de forma útil.
Di lo que NO es, no solo lo que es.
La mejora más grande que puedes hacerle a una regla es una frase sobre lo que no debe caer ahí. Las exclusiones son lo que permite a la IA distinguir dos reglas parecidas. Hay una regla de ejemplo para cada tipo de documento, con la exclusión que necesita cada uno.
“Facturas”
Encaja con toda factura que recibas en tu vida, incluidas las que tienen una regla mejor.
“Facturas de proveedores a los que compramos material. No suministros, no suscripciones de software.”
Nombra la categoría y acota las dos vecinas a las que si no les robaría documentos.
“Recibos”
«Recibo» significa cosas distintas según quién lo mande — y para un modelo sin nada con qué comparar.
“Facturas de electricidad de la oficina. No las de mi piso, y tampoco el gas.”
Dos exclusiones, y las dos son documentos reales que de verdad recibes.
“Documentos importantes”
Aquí no hay nada comprobable. Casi cualquier cosa se podría defender que entra.
“Contratos en cuanto los firman las dos partes. No borradores, no propuestas.”
«Firmado por las dos partes» es una propiedad que el modelo puede buscar en el propio documento.
No hace falta describir el formato, el remitente ni el nombre del fichero. El documento se lee — si es una factura de la luz, lo parece, venga de quien venga y se llame como se llame el adjunto.
No hay ningún orden de prioridad que gestionar.
Las reglas no se comprueban de arriba abajo, y la que creaste primero no tiene ninguna ventaja. Todas se evalúan juntas, en una sola pasada, y gana la coincidencia más específica.
Así que una regla de «facturas de luz de la oficina» y otra más amplia de «facturas de proveedores» pueden convivir sin que las ordenes. Una factura de la luz va a la primera porque encaja con más precisión, no por dónde esté en una lista.
Si dos reglas se solapan tanto que cualquiera de las dos sería correcta, suele ser señal de que quieren ser una sola. En cada documento del Historial ves cuál ganó.
Cuántas reglas tienes.
Las reglas siguen activas hasta que las apagas — no caduca ninguna, y apagar una no la borra.
2 reglas activas
Suficiente para los uno o dos tipos de documento que de verdad manejas.
0 €
15 reglas activas
Sitio para una regla por tipo de documento, emisor y carpeta.
9 €/mes
Reglas ilimitadas
Además, archivar un documento en varias nubes a la vez y acceso compartido de equipo.
29 €/mes
Las descripciones evaluadas por IA están en todos los planes, incluido el gratuito — son la única forma en que funciona una regla, así que dejarlas detrás de un plan de pago significaría que Free no podría crear ninguna.
Preguntas que hace la gente
¿Y si encajan dos reglas?
Se evalúan todas juntas y gana la más específica. No hay orden que gestionar ni comportamiento de «gana la creada primero» — el Historial te enseña qué regla encajó con cada documento.
¿Qué pasa si no encaja ninguna regla?
El documento se guarda y se marca como que no encajó con ninguna, junto con el motivo. No se adivina metiéndolo en una carpeta aproximada, y no te llega un correo por ello — es normal, y se ve en el Historial.
¿Tengo que mencionar el remitente o el nombre del fichero?
No. Se lee el documento en sí, así que una factura de la luz es reconocible venga de quien venga y se llame como se llame el PDF.
¿Puedo crear una carpeta mientras escribo la regla?
Sí, desde el propio navegador de carpetas, sin abrir tu nube en otra pestaña.
¿Una regla puede archivar en más de una nube?
En Business, sí — el mismo documento se puede archivar en varias nubes a la vez. Si falla una copia secundaria, el archivado principal sigue saliendo bien.
¿Cuántas reglas puedo tener?
Dos en Free, quince en Pro, ilimitadas en Business. Puedes apagar reglas sin borrarlas, y una apagada no cuenta.
Escribe tu primera regla.
Se tarda un minuto, y el plan gratuito basta para ver si archiva las cosas donde las habrías archivado tú.