Cuando el correo mezcla a todos tus clientes a la vez
El problema no es el tipo de documento, es que hay cuarenta clientes distintos compartiendo la misma bandeja de entrada.
¿Cómo se archivan los documentos de decenas de clientes que llegan a un solo buzón?
Una regla por cliente, cada una describiendo a quién pertenece el documento, y una carpeta por cliente como destino. El problema de una gestoría no es el tipo de documento —son todos parecidos— sino de quién es cada uno, y eso está dentro del papel, no en el remitente.
Por qué una gestoría lo tiene distinto
En el resto de sectores el reto es separar tipos de documento. En una gestoría el reto es otro: veinte, treinta o cuarenta clientes distintos mandan sus facturas, nóminas y modelos al mismo buzón de la asesoría, y cada uno tiene que acabar en la carpeta de SU expediente, no en una carpeta común de «facturas».
Una regla que diga solo «facturas» no sirve de nada aquí: archivaría todo junto sin distinguir de qué cliente es cada una. Lo que hace falta es una regla por cliente, que mencione el nombre o el NIF de la empresa para que el modelo pueda separarlas.
Lo que pasa sin una regla por cliente
El fallo más común en una gestoría sin automatización no es perder una factura, es archivarla en el expediente que no toca. Con cuarenta clientes en el mismo buzón, alguien tiene que leer cada adjunto y decidir de qué empresa es — y un día con prisa, ese paso se salta.
El coste no se ve hasta el cierre: al revisar el expediente de un cliente aparecen facturas de otro, o faltan las que sí llegaron pero se archivaron en el sitio equivocado. Una regla por cliente traslada esa decisión al momento en que llega el correo, no al día que ya es tarde para corregirla.
La regla que funciona
La diferencia entre que acierte y que no suele estar en si nombras lo que no entra, no solo lo que sí.
“Facturas de clientes”
No dice de qué cliente, así que todas acaban en la misma carpeta sin distinguir expedientes.
“Facturas recibidas por Distribuciones Marín SL, para su expediente. No de otras empresas.”
Nombra la empresa concreta, así que el modelo puede separarla de las demás que llegan al mismo buzón.
Cómo queda tu archivo
Findest lee cada documento, saca de qué es, quién lo emite y de cuándo es, y lo guarda renombrado siempre igual:
Factura_Repsol_2026-03-04.pdf
Nomina_Distribuciones-Marin_2026-03-31.pdf
Y lo deja en Clientes Distribuciones Marín SL 2026, de tu Google Drive, OneDrive o Dropbox. El correo original no se toca.
Con muchos clientes, esto significa una regla por cada uno — no hay forma de que una sola regla reparta automáticamente por destinatario. El plan Business tiene reglas ilimitadas precisamente para esto, pero el trabajo de escribir cada una sigue siendo manual la primera vez.
Preguntas frecuentes de gestorías
¿Puedo tener una carpeta distinta por cliente?
Sí, cada regla elige su propia carpeta de destino, así que un cliente por regla significa un cliente por carpeta.
Si dos clientes se llaman parecido, ¿los confunde?
El modelo lee el documento entero, no solo el nombre — así que si la factura menciona el NIF o la razón social completa, eso basta para separarlas incluso con nombres parecidos.
¿Puedo compartir el Historial con mi cliente?
El Historial es de la cuenta de Findest de la gestoría, no se comparte por cliente. Si necesitas que un cliente vea sus propios documentos, hoy tocaría exportarlos desde la carpeta de su nube.
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