Chaque document a un statut
Un document n'est jamais simplement réussi ou échoué. Il traverse des états nommés, ceux que vous voyez dans votre Historique, et le système lit cet état pour décider de la suite.
Relances automatiques
Les choses cassent. Rien ne se perd.
Les clouds tombent, les jetons expirent, les serveurs mail ne répondent pas. Rien de tout cela ne doit faire disparaître un document en silence. C'est pourquoi un document n'est jamais simplement « réussi ou échoué » : il traverse des états, et chaque panne a une sortie définie.
Les relances en pratique
Cinq façons de ne rien perdre. Une ligne chacune.
Dans Findest
- Pièce jointe enregistrée
- Lue et comparée
- Écrite dans votre cloud
- Archivée
Facture_Engie_2026-03-14.pdf
- Pièce jointe enregistrée, en attente de lectureEn attente
- Lue et comparée à vos règlesAnalyse en cours
- Correspond à Électricité du bureau, envoi en coursEnvoi en cours
- Sur Drive, Factures / ÉlectricitéArchivé
Bloqué ne veut pas dire échoué
Un balayage passe chaque minute. Tout document resté plus de trois minutes sans avancer retourne en file, jusqu'à 5 tentatives, sans que vous ayez à intervenir.
Dans Findest
- La lecture se bloque
- 3 minutes sans avancer
- Retour en file
- Archivé au passage suivant
Bulletin_Acme_2026-03-31.pdf
- La lecture commenceAnalyse en cours
- 3 minutes sans avancer, retour en file (tentative 2 sur 5)En attente
- Relu, la règle Bulletins de paie correspondEnvoi en cours
- Sur OneDrive, RH / Bulletins de paieArchivé
Le passager se relance, le permanent se signale
Un délai dépassé se règle si l'on redemande plus tard. Un mot de passe révoqué ne se règle jamais : la connexion est signalée, les tentatives s'arrêtent et vous recevez un mail.
Dans Findest
- Quelque chose échoue
- Passager ou permanent ?
- Passager : passage suivant
- Permanent : on vous prévient
Facture_Orange_2026-04-01.pdfLe serveur mail n'a pas répondu à temps ; nouvelle tentative au prochain passage
En attenteFacture_Engie_2026-03-28.pdfÉlectricité du bureau
ArchivéFindestÀ moi
La connexion de votre boîte mail a cessé de fonctionner
Le mot de passe d'application de factures@votreentreprise.com a été refusé.
Nous avons cessé d'essayer pour ne pas répéter la même panne sans fin.
ReconnecterChaque pièce jointe, séparément
Si une pièce jointe est corrompue ou illisible, seule celle-là est marquée en erreur. Les autres du même mail sont lues, renommées et classées comme d'habitude.
Dans Findest
- Mail avec 4 fichiers
- Chacun séparément
- 3 archivés
- 1 erreur, consignée
F
Fournitures DeltaÀ moi
Factures et bons de livraison de mars
- facture-0312.pdf184 KoArchivé
- facture-0318.pdf201 KoArchivé
- bon-0318.pdf96 KoArchivé
- facture-0325.pdfLe fichier est abîmé et ne peut pas s'ouvrir212 KoErreur
Relancer est sûr parce qu'on classe une seule fois
Chaque message réserve une clé avant tout classement. Si le même message réapparaît, la clé existe déjà et il est ignoré : une relance ne laisse jamais de seconde copie.
Dans Findest
- Le message réapparaît
- Clé déjà réservée
- Ignoré
- Toujours une seule copie
factures@votreentreprise.com
- Nouveau message, clé réservéeEn attente
- Archivé sur Dropbox, Finances / FournisseursArchivé
- Le même message réapparaît : déjà enregistré, ignoré
Le parcours
Quatre états, et une sortie pour chacun.
Chaque document porte un statut. Il est visible dans votre Historique, et c'est celui dont le système se sert pour décider de la suite.
En attente
pending La pièce jointe est enregistrée et attend d'être lue. Elle arrive ici quelques secondes après que le mail a été vu.
Analyse en cours
classifying Le document est en cours de lecture et de comparaison avec vos règles. S'il s'arrête en route, il n'est pas marqué en échec : après trois minutes sans avancer, le balayage le remet en file.
Envoi en cours
uploading Une règle a correspondu et le fichier s'écrit dans votre dossier. Si votre cloud le refuse, l'erreur affiche le message du fournisseur lui-même : un Drive plein ne se lit pas comme une autorisation révoquée.
Archivé
uploaded Le fichier est dans votre dossier. Votre Historique l'affiche avec la règle correspondante et la destination exacte.
Un document qui ne correspond à aucune règle ne tombe pas de cette échelle comme une panne. Il est conservé comme « Sans règle » avec le motif : c'est le fonctionnement normal, pas quelque chose dont il faut se remettre, et aucun mail ne vous est envoyé pour cela.
La distinction qui compte
Toutes les pannes ne méritent pas une relance.
C'est la partie facile à rater, et la rater est pire que de ne rien relancer.
Permanente : elle a besoin de vous
Un mot de passe d'application révoqué. Un compte déconnecté. Une autorisation que vous avez retirée. Relancer toutes les cinq minutes répéterait la même panne indéfiniment sans rien réparer.
Connexion signalée Vous recevez un seul mail quand elle passe de « fonctionne » à « échoue », et plus aucune tentative n'est faite tant que vous ne l'avez pas reconnectée.
Passagère : relancée
Un serveur mail qui n'a pas répondu à temps. Un cloud qui a une mauvaise minute. Une coupure réseau. Cela se règle tout seul en redemandant un peu plus tard.
En attente Laissée tranquille et reprise au passage suivant, automatiquement.
Sans cette séparation, un mot de passe que vous avez révoqué exprès serait testé contre votre fournisseur de mail toutes les cinq minutes sans fin : c'est inutile, et c'est le genre de chose qui fait bloquer une adresse.
Rayon d'impact
Qu'une pièce casse n'emporte pas le reste.
Une pièce jointe abîmée
Si une pièce jointe est corrompue ou illisible, elle est notée en échec toute seule. Un PDF défectueux ne vous coûte pas les trois bons qui l'accompagnent.
Une copie dans un autre cloud
En Business, une règle peut classer dans plusieurs clouds à la fois. Si le second échoue, le classement principal réussit quand même, et la copie ratée apparaît dans votre Historique avec son erreur.
Un message illisible
Si un message ne peut pas être analysé du tout, il est marqué et la boîte passe à la suite. Le relancer éternellement ne ferait que bloquer tous ceux qui suivent.
Classé une seule fois
Relancer ne doit jamais vouloir dire classer deux fois.
Chaque message porte une clé composée de votre compte, de l'adresse de la boîte et de l'identifiant du message lui-même. Avant de classer quoi que ce soit, cette clé est réservée. Si elle existe déjà, le message est traité et il est ignoré.
Cette garantie permet de relancer sans crainte : le balayage peut reprendre un document autant de fois qu'il le faut sans qu'une seconde copie n'apparaisse dans votre dossier.
Elle a aussi été fausse une fois, et c'est pourquoi elle mérite d'être détaillée. La clé incluait au départ l'identifiant interne de la connexion, qui change chaque fois qu'on déconnecte puis reconnecte la même boîte. Reconnecter produisait des clés neuves pour des messages déjà classés, qui l'étaient donc une seconde fois. Elle repose maintenant sur le compte et l'adresse de la boîte, qui survivent à une reconnexion.
Vous n'entendez parler que des vraies pannes.
Findest envoyait un mail pour trois choses : un classement raté, un document sans règle et l'atteinte de la limite du plan. Deux de ces trois relèvent du fonctionnement normal et se voient dans l'Historique, et envoyer des mails pour elles apprenait aux gens à les ignorer.
Désormais un mail signifie que quelque chose s'est cassé : un document qui n'a pas pu être classé, ou la connexion d'une boîte mail ou d'un cloud qui a cessé de fonctionner. Les alertes de sécurité, comme un compte fraîchement connecté, sont à part et se désactivent dans les Réglages.
En combien de temps un document bloqué est-il repris ?
Un balayage passe chaque minute et remet en file tout document resté plus de trois minutes sans avancer : il repart donc au bout de quatre minutes environ. Jusqu'à cinq tentatives.
Vais-je me retrouver avec deux copies du même fichier ?
Non. Chaque message réserve une clé avant tout classement, donc relancer un message déjà classé ne fait rien.
Que se passe-t-il si mon cloud est plein ?
L'envoi échoue et le document est marqué en erreur avec le message du fournisseur lui-même, qui indique que l'espace est plein plutôt qu'un message vague. Libérez de la place et le document pourra être classé.
Une copie supplémentaire ratée casse-t-elle la principale ?
Non. La destination principale est classée indépendamment ; la copie ratée est notée sur le document avec son erreur.
Et si j'ai révoqué le mot de passe d'application exprès ?
La connexion est signalée dès le premier échec d'authentification puis laissée tranquille, et vous recevez un seul mail. Reconnectez-la quand vous voulez et la lecture de la boîte reprend.