Cada documento tiene un estado
Un documento nunca está simplemente bien o mal. Pasa por estados con nombre, los mismos que ves en tu Historial, y el sistema lee ese estado para decidir qué hacer después.
Reintentos automáticos
Las cosas fallan. No se pierde nada.
Las nubes se caen, los tokens caducan, los servidores de correo no contestan. Nada de eso debería hacer que un documento desaparezca en silencio. Por eso un documento nunca está simplemente «bien o mal»: recorre estados, y cada fallo tiene una salida definida.
Reintentos en la práctica
Cinco formas de no perder nada. Una línea cada una.
En Findest
- Adjunto guardado
- Leído y contrastado
- Escrito en tu nube
- Archivado
Factura_Endesa_2026-03-14.pdf
- Adjunto guardado, esperando a leerseEn cola
- Leído y comparado con tus reglasAnalizando
- Encaja Luz de la oficina, subiendoSubiendo
- En Drive, Facturas / LuzArchivado
Atascado no es fallido
Cada minuto pasa un barrido. Todo documento que lleve más de tres minutos sin avanzar vuelve a la cola, hasta 5 intentos, sin que tengas que hacer nada.
En Findest
- La lectura se atasca
- 3 minutos sin avanzar
- Vuelve a la cola
- Archivado a la siguiente
Nomina_Acme_2026-03-31.pdf
- Empieza la lecturaAnalizando
- 3 minutos sin avanzar, vuelve a la cola (intento 2 de 5)En cola
- Leído de nuevo, encaja la regla NóminasSubiendo
- En OneDrive, RR. HH. / NóminasArchivado
Lo pasajero se reintenta, lo permanente se avisa
Un timeout se arregla solo si vuelves a pedirlo más tarde. Una contraseña revocada no se arregla nunca: se marca la conexión, se dejan de hacer intentos y recibes un correo.
En Findest
- Algo falla
- ¿Pasajero o permanente?
- Pasajero: siguiente pasada
- Permanente: se te avisa
Factura_Vodafone_2026-04-01.pdfEl servidor de correo no contestó a tiempo; se reintenta en la siguiente pasada
En colaFactura_Holaluz_2026-03-28.pdfLuz de la oficina
ArchivadoFindestPara mí
La conexión de tu buzón ha dejado de funcionar
La contraseña de aplicación de facturas@tuempresa.com ha sido rechazada.
Hemos dejado de intentarlo para no repetirlo una y otra vez.
Volver a conectarCada adjunto, por su cuenta
Si un adjunto está dañado o no se puede leer, solo ese queda marcado como error. Los demás del mismo correo se leen, se renombran y se archivan como siempre.
En Findest
- Correo con 4 ficheros
- Cada uno por separado
- 3 archivados
- 1 error, registrado
S
Suministros DeltaPara mí
Facturas y albaranes de marzo
- factura-0312.pdf184 KBArchivado
- factura-0318.pdf201 KBArchivado
- albaran-0318.pdf96 KBArchivado
- factura-0325.pdfEl fichero está dañado y no se puede abrir212 KBError
Reintentar es seguro porque se archiva una vez
Cada mensaje reserva una clave antes de archivar nada. Si el mismo mensaje vuelve a aparecer, la clave ya existe y se salta, así que un reintento nunca deja una segunda copia.
En Findest
- El mensaje reaparece
- Clave ya reservada
- Se salta
- Sigue habiendo una copia
facturas@tuempresa.com
- Mensaje nuevo, clave reservadaEn cola
- Archivado en Dropbox, Finanzas / ProveedoresArchivado
- Vuelve a verse el mismo mensaje: ya registrado, se salta
El recorrido
Cuatro estados, y una salida de cada uno.
Cada documento lleva un estado. Se ve en tu Historial, y es el mismo que usa el sistema para decidir qué hacer a continuación.
En cola
pending El adjunto está guardado y espera a leerse. Llega aquí a los pocos segundos de verse el correo.
Analizando
classifying El documento se está leyendo y comparando con tus reglas. Si se queda a medias, no se marca como error: tras tres minutos sin avanzar, el barrido lo devuelve a la cola.
Subiendo
uploading Una regla ha encajado y el fichero se está escribiendo en tu carpeta. Si tu nube lo rechaza, el error muestra el mensaje del propio proveedor: un Drive lleno no se lee igual que un permiso revocado.
Archivado
uploaded El fichero está en tu carpeta. Tu Historial lo muestra con la regla que encajó y el destino exacto.
Un documento que no encaja con ninguna regla no cae de esta escalera como un fallo. Se guarda como «Sin regla» con el motivo: es funcionamiento normal, no algo de lo que haya que recuperarse, y no te llega ningún correo por ello.
La distinción que importa
No todo fallo merece un reintento.
Esta es la parte fácil de hacer mal, y hacerla mal es peor que no reintentar nada.
Permanente: te necesita
Una contraseña de aplicación revocada. Una cuenta desconectada. Un permiso que retiraste. Reintentarlo cada cinco minutos repetiría el mismo fallo para siempre sin arreglar nada.
Conexión marcada Recibes un único correo cuando pasa de funcionar a fallar, y no se vuelve a intentar hasta que la conectes de nuevo.
Pasajero: se reintenta
Un servidor de correo que no contestó a tiempo. Una nube con un mal minuto. Un corte de red. Esto se arregla solo con volver a pedirlo un poco más tarde.
En cola Se deja estar y se recoge en la pasada siguiente, automáticamente.
Sin esa separación, una contraseña que revocaste a propósito se probaría contra tu proveedor de correo cada cinco minutos sin fin, algo inútil y, además, de lo que hace que te bloqueen una dirección.
Radio de impacto
Una pieza rota no se lleva el resto por delante.
Un adjunto dañado
Si un adjunto de un correo está dañado o no se puede leer, se anota como error por separado. Un PDF roto no te cuesta los tres buenos que lo acompañan.
Una copia en otra nube
En Business, una regla puede archivar en varias nubes a la vez. Si la segunda nube falla, el archivado principal sale igual, y la copia fallida aparece en tu Historial con su error.
Un mensaje ilegible
Si un mensaje no se puede interpretar en absoluto, se marca y el buzón sigue adelante. Reintentar para siempre un correo ilegible solo bloquearía todos los que vienen detrás.
Archivado una vez
Reintentar nunca debe significar archivar dos veces.
Cada mensaje lleva una clave formada por tu cuenta, la dirección del buzón y el identificador del propio mensaje. Antes de archivar nada, se reserva esa clave. Si ya existe, el mensaje está resuelto y se salta.
Esa garantía es lo que permite reintentar sin miedo: el barrido puede recoger un documento tantas veces como haga falta sin riesgo de que aparezca una segunda copia en tu carpeta.
Ya falló una vez, y por eso merece la pena contarlo. La clave incluía antes el identificador interno de la conexión, que cambia cada vez que desconectas y vuelves a conectar el mismo buzón. Reconectar generaba claves nuevas para mensajes ya archivados, y se volvían a archivar. Ahora se forma con la cuenta y la dirección del buzón, que sobreviven a una reconexión.
Solo te escribimos por fallos reales.
Findest avisaba por correo de tres cosas: un archivado fallido, un documento sin regla y llegar al límite del plan. Dos de ellas son funcionamiento normal y se ven en el Historial, y mandar correos por eso acostumbraba a la gente a ignorarlos.
Ahora un correo significa que algo se ha roto: un documento que no se pudo archivar, o la conexión de un buzón o de una nube que dejó de funcionar. Los avisos de seguridad, como una cuenta recién conectada, van aparte, y puedes desactivarlos en Ajustes.
¿Cuánto tarda en recogerse un documento atascado?
Un barrido pasa cada minuto y devuelve a la cola cualquier documento que lleve más de tres minutos sin avanzar, así que vuelve a estar en marcha en unos cuatro minutos. Se intenta hasta cinco veces.
¿Puedo acabar con dos copias del mismo fichero?
No. Cada mensaje reserva una clave antes de archivar nada, así que reintentar un mensaje ya archivado no hace nada.
¿Qué pasa si mi nube está llena?
La subida falla y el documento queda marcado como error con el mensaje del propio proveedor, que dice que el espacio está lleno en vez de algo vago. Libera espacio y el documento se podrá archivar.
¿Una copia extra que falla rompe la principal?
No. El destino principal se archiva por su cuenta; la copia fallida queda anotada en el documento con su error.
¿Y si revoqué la contraseña de aplicación a propósito?
La conexión se marca tras el primer fallo de autenticación y se deja en paz, y recibes un único correo. Vuelve a conectarla cuando quieras y se reanuda la revisión del buzón.