Archivar nóminas cada mes sin abrir el correo
Mismo remitente, mismo asunto, todos los meses — y mezcladas con todo lo demás que manda tu gestoría.
¿Cómo se archivan las nóminas automáticamente cada mes?
El remitente no sirve: tu gestoría manda las nóminas y todo lo demás desde la misma dirección. La regla describe el documento —el recibo de salario del mes, no el contrato ni el finiquito— y conviene que la carpeta de destino sea una que solo vea quien deba verla.
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Describir el recibo, no a quien lo manda
La gestoría manda nóminas, modelos y avisos desde la misma dirección todos los meses. Separarlos por remitente es imposible; por documento, no.
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Dejar fuera contratos y finiquitos
Son los documentos que acaban compartiendo carpeta por descuido. Nombrarlos fuera de la regla es lo que mantiene limpia la de nóminas.
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Elegir el destino pensando en quién lo ve
Una nómina en una carpeta compartida no está mal ordenada, está publicada. Merece la pena mirar los permisos de la carpeta antes que la propia regla.
Un solo remitente, cuatro tipos de documento
Las nóminas casi siempre llegan de la misma dirección: tu gestoría, o el departamento de RRHH. El problema es que de esa misma dirección llegan también los modelos de Hacienda, los contratos y las comunicaciones internas. Un filtro por remitente se lo lleva todo al mismo sitio.
Y hay una diferencia importante frente a una factura: una nómina es un documento confidencial. Que acabe por error en una carpeta compartida con todo el equipo no es un fallo de orden, es un problema de privacidad.
El coste real no es el tiempo
Archivar nóminas a mano son dos minutos al mes, así que por tiempo no compensaría automatizarlo. Lo que compensa es quitar de en medio el momento en que alguien, con prisa, arrastra el PDF a la carpeta equivocada — y esa carpeta resulta estar compartida con todo el equipo.
Es el mismo motivo por el que las nóminas suelen acabar sin archivar en ningún sitio: da respeto tocarlas, se dejan en el correo «para luego», y acaban existiendo solo dentro de una bandeja de entrada. Una regla que las lleva siempre al mismo sitio privado resuelve las dos cosas a la vez.
Separar la nómina de todo lo demás que manda la gestoría
Como todo llega del mismo buzón, la regla tiene que apoyarse en lo que el documento es, no en quién lo manda. Y aquí conviene ser explícito con lo que queda fuera.
“Cosas de RRHH”
Se llevaría también contratos, bajas y comunicaciones internas, que son documentos distintos con destinos distintos.
“Nóminas mensuales de los empleados. No contratos, no finiquitos, no comunicaciones de RRHH.”
Un único tipo de documento y tres exclusiones que de verdad llegan por el mismo canal.
Cómo queda archivada la nómina
El fichero se renombra con quién la emite y la fecha del periodo, de modo que las doce del año quedan ordenadas solas por nombre:
Nomina_Asesoria-Delgado_2026-03-31.pdf
Se guarda en RRHH Nóminas 2026. Elige aquí una carpeta a la que solo accedas tú o RRHH: Findest respeta el destino que le des, pero no comprueba con quién está compartido.
Findest archiva donde tú le digas — no comprueba quién más tiene acceso a esa carpeta. Para nóminas, elige una carpeta privada, no una compartida con el equipo. Es la única categoría de esta lista donde equivocarse de destino tiene consecuencias serias.
Preguntas frecuentes sobre las nóminas
¿Puedo separar las nóminas por empleado?
Con una regla por empleado, sí, mencionando su nombre en la descripción. Con pocas personas es práctico; con una plantilla grande sale más a cuenta una carpeta por mes y buscar dentro.
¿Puede verlas alguien de mi equipo?
Solo si la carpeta de destino está compartida. Si trabajas con Findest en equipo, el Historial sí muestra que se archivó un documento, pero el acceso al fichero lo gobierna tu nube, no Findest.
¿Y los finiquitos?
Son un documento distinto y conviene que tengan su propia regla. Si la regla de nóminas los excluye explícitamente, el finiquito quedará sin archivar y te dirá por qué, en vez de colarse entre las nóminas del mes.
Lo que suele llegar en el mismo buzón
Archivar contratos firmados que llegan como «documento_firmado.pdf»
El asunto dice «Documento completado» y el adjunto se llama «documento_firmado.pdf». Ninguno de los dos te sirve. Ver cómo →
Archivar el 303, el 130 y el 111 cada trimestre
No los manda Hacienda. Los manda tu gestoría, desde la misma dirección con la que te manda todo lo demás. Ver cómo →
Archivar facturas de proveedores sin tocarlas
Es la categoría con más remitentes distintos y la que peor se lleva con los filtros de correo. Así se archiva sola. Ver cómo →
Que las nóminas dejen de vivir en el correo.
Una regla, una carpeta privada, y cada mes aparecen ahí sin que nadie las toque.