Cuando los albaranes llegan varias veces al día, no al mes
Aquí el problema no es distinguir tipos de documento, es el volumen: entra más correo con adjunto en una semana que en un mes en casi cualquier otro negocio.
¿Cómo se archivan albaranes y facturas de proveedores que entregan a diario?
El problema aquí es el volumen, no la variedad: entran más adjuntos en una semana que en un mes en otros negocios. Conviene una regla para albaranes y otra para facturas, porque llegan del mismo proveedor y a veces en el mismo correo, y confundirlos descuadra el inventario.
Por qué la hostelería recibe más volumen que nadie en esta lista
Un restaurante o bar recibe albaranes y facturas de varios proveedores de alimentación y bebida, muchas veces más de una vez al día si trabaja con producto fresco. A eso se suma que no siempre llegan como adjunto limpio: es habitual que el proveedor mande la foto del albarán por WhatsApp y alguien del equipo la reenvíe al correo desde el móvil.
El resultado es un volumen de documentos muy superior al de otros sectores de esta lista, y es el primer sitio donde de verdad importa mirar el límite de documentos del plan antes de dar por hecho que el gratuito basta.
Cuando el proveedor no manda nada digital
No todos los proveedores de un restaurante facturan por email: algunos siguen entregando solo un albarán de papel, y la única forma de que exista una copia digital es que alguien del equipo le haga una foto al final del turno — con las manos ocupadas, con prisa, y a veces con la luz que hay en un almacén a las once de la noche.
Esa foto se archiva igual que un ticket, siempre que se lea y pese más de 3 KB. Lo que no puede arreglar ninguna automatización es la calidad de la foto en sí — si sale borrosa o cortada, la fecha o el importe pueden salir mal, y eso se ve en el Historial, no se adivina.
La regla que funciona
La diferencia entre que acierte y que no suele estar en si nombras lo que no entra, no solo lo que sí.
“Proveedores”
Mezcla proveedores de comida con los de mantenimiento del local, que probablemente quieres en carpetas distintas.
“Albaranes y facturas de proveedores de alimentación y bebida. No mantenimiento ni suministros del local.”
Acota al tipo de proveedor que de verdad llega con esta frecuencia.
Cómo queda tu archivo
Findest lee cada documento, saca de qué es, quién lo emite y de cuándo es, y lo guarda renombrado siempre igual:
Albaran_Mercado-Central_2026-03-14.pdf
Factura_Distribuciones-Vinicola_2026-03-14.pdf
Y lo deja en Compras Proveedores alimentación 2026, de tu Google Drive, OneDrive o Dropbox. El correo original no se toca.
El plan gratuito incluye 30 documentos al mes — un restaurante con entregas diarias de varios proveedores puede agotarlo en la primera quincena. Antes de dar por buena la automatización conviene contar cuántos adjuntos reales llegan en una semana normal y multiplicar por cuatro.
Preguntas frecuentes de hostelería
¿Cuántos documentos necesito al mes?
Depende del número de proveedores y de la frecuencia de entrega. Un local con 4-5 proveedores y entregas varias veces por semana suele superar los 30 del plan gratuito; el plan Pro sube el límite a 500.
¿Sirve si el proveedor manda foto del albarán por WhatsApp reenviada al correo?
Sí, se lee como imagen igual que un ticket. Lo único que importa es que llegue como adjunto y pese más de 3 KB.
¿Distingue bebida de alimentación?
Si lo dices en la regla, sí — mencionar ambas categorías por separado (o excluir una) le da al modelo con qué distinguirlas cuando llegan del mismo proveedor.
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Pruébalo con tu propio correo.
El plan gratuito incluye dos reglas y treinta documentos al mes — de sobra para ver si archiva donde lo habrías archivado tú.