Findest no compara nombres de fichero ni remitentes. Cada adjunto se lee, se contrasta con todas tus reglas a la vez y se archiva en la que de verdad encaja. O en ninguna, y entonces te dice por qué.
Antes de mandar nada a la IA, unas comprobaciones sencillas apartan lo que no puede ser un documento: imágenes incrustadas, ficheros de menos de 3 KB o más de 25 MB y formatos que no sabe leer. Solo se clasifica lo que queda.
Factura 0412 y catálogo nuevo
Te adjuntamos la factura de marzo.
La foto de un ticket hecha con el móvil se lee igual que un PDF, y los Word y Excel se pasan antes a texto. Qué es el documento, quién lo emite y su fecha salen de lo que lleva impreso.
Lo que Findest saca de él
Preguntado regla a regla, el modelo no tiene con qué comparar y dice que sí a la primera que se parece. Viéndolas todas juntas puede distinguirlas y quedarse con la más concreta.
2 · un proveedor de material, no un suministro
{
"answer": 2,
"reason": "Factura de un proveedor"
}Si no encaja ninguna regla, la respuesta es 0. El documento se queda con el estado Sin regla y el motivo que dio el modelo, a la vista en tu Historial. Sin adivinar, sin carpeta aproximada y sin correo de aviso.
El tipo de documento, el resumen y el motivo se escriben en el idioma de tu cuenta, así que los nombres de fichero te suenan naturales. Las reglas que escribes se quedan tal cual, en el idioma que elegiste.
Tus reglas no se comprueban de una en una. Van todas al modelo a la vez, en una sola petición, junto con el documento.
El documento y todas tus reglas activas, numeradas. Lo que vuelve es un solo número.
Sale más barato, y eso cuenta: una cuenta Pro con quince reglas supondría quince peticiones por documento en vez de una.
Si le preguntas «¿este documento encaja en esta regla?» de forma aislada, el modelo no tiene con qué comparar y dice que sí a la primera que se parece un poco. Viéndolas todas a la vez puede hacer lo que realmente quieres: distinguirlas.
La respuesta se pide como salida estructurada: es un número de regla, no un párrafo que haya que interpretar. Tampoco hay un orden de reglas que mantener: gana la que encaja de forma más concreta.
No es un supuesto. La primera versión del motor comparaba texto, y se rompía de una forma que merece más la pena enseñar que contar.
regla = "facturas electricidad" etiqueta = "factura" regla.includes(etiqueta) → true
Una regla para las facturas de la luz capturaba cualquier documento que el clasificador etiquetara como factura. Una factura de Make.com acabó en la carpeta de energía del usuario. No era un caso límite: era el algoritmo haciendo justo lo que estaba diseñado para hacer.
regla = "Luz de la oficina, de Endesa. No las de mi piso, ni el gas." documento leído → no encaja
La regla es una frase, no una palabra clave, y el documento se lee contra ella. Una factura de software ya no parece una de la luz solo porque las dos sean facturas.
Los filtros por palabra clave (remitente, asunto, nombre de fichero) se borraron del todo en vez de dejarlos conviviendo con el motor nuevo. Dos formas de decidir dónde va un documento es una de más, y la vieja era justo la que se equivocaba.
Leerlo todo sería lento, ruidoso y caro sin motivo. Antes corre una criba, y son comprobaciones normales, no un modelo.
| Criba | Qué detiene | Resultado |
|---|---|---|
| inline | Firmas, logos y píxeles de seguimiento que el cliente de correo marca como incrustados. | Fuera |
| < 3 KB | Demasiado pequeño para ser un documento de verdad. Casi siempre es una imagen decorativa. | Fuera |
| > 25 MB | Por encima del tamaño que aceptamos, y de lo que tiene sentido clasificar. | Fuera |
| tipo | Cualquier formato que el modelo no sabe leer, como un fichero comprimido. | Fuera |
| el resto | PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC, TXT y CSV se leen tal cual. Los Word (DOCX) y Excel (XLSX) se pasan antes a texto. | Se lee |
Una newsletter con el logo en el pie no cuesta nada: el logo se descarta antes de gastar un solo token. Y como cada adjunto se trata por separado, uno roto nunca impide archivar los demás del mismo correo.
Si el modelo no encuentra ninguna regla que encaje, devuelve 0 y el documento se queda con el estado Sin regla, junto con el motivo que dio el modelo.
Ese motivo se ve en tu Historial. Casi siempre dice algo razonable, y es la forma más rápida de darte cuenta de que hay que reescribir una regla. No se adivina nada, y nada se cuela en silencio en una carpeta aproximada.
Tampoco te llega un correo por ello. Un documento sin regla es funcionamiento normal; los avisos se reservan para lo que se ha roto de verdad, para que sigan mereciendo la pena.
Findest también deduce qué clase de documento es (factura, nómina, contrato) y lo usa para el nombre del fichero y para el Historial.
Antes también decidía dónde iba. Ya no, y ese es justo el sentido del cambio de arriba: el tipo describe y tu regla manda. Dos documentos del mismo tipo pueden ir a carpetas distintas, que es exactamente lo que esperarías y lo que el motor viejo no sabía hacer.
Gemini, configurado en el servidor en vez de escrito a fuego en el código, así que se puede cambiar sin publicar una versión nueva. Se le pide salida estructurada, así que la respuesta es un número de regla, no prosa que haya que interpretar.
No. El documento se manda para clasificarlo y vuelve la respuesta; no se aporta a ningún entrenamiento.
El modelo elige una, y como ve las dos, elige la más específica en vez de la que le tocara mirar primero. Si se solapan tanto que daría igual cualquiera, suele ser señal de que deberían ser una sola regla.
Sí. Cada documento del Historial lleva la regla con la que encajó, y los que no encajaron con ninguna llevan el motivo en su lugar.
Segundos. La parte lenta del recorrido nunca es el modelo: es esperar a que se sondee el buzón, que es la razón de que un documento que entra por IMAP tarde unos minutos en aparecer.