Escríbela como se lo dirías a un compañero
Una regla es un nombre para ti, una frase que lee la IA y la carpeta donde acaban los documentos que encajan. Sin palabras clave, sin condiciones, sin orden que mantener.
Reglas de archivado
Tú decides dónde va cada cosa.
Una regla son tres cosas: un nombre, una descripción con tus palabras y un destino. No hay palabras clave que mantener ni condiciones que montar. Escribes qué va ahí, igual que se lo explicarías a un compañero nuevo.
Las reglas en la práctica
Cinco cosas que hace una regla. Una frase por cada una.
En Findest
- Ponle nombre
- Describe qué va ahí
- Elige la carpeta
- Actívala
Luz de la oficina
Facturas de electricidad de la oficina. No las de mi piso, y tampoco el gas.
Facturas / Electricidad
La frase que más trabaja
Nombrar a los vecinos que la regla no debe quedarse es lo que permite a la IA distinguir dos documentos parecidos. La factura de tu piso y la de la oficina se parecen; tu frase no.
En Findest
- Llegan dos facturas
- Se leen enteras
- Se comparan con tu frase
- Solo se archiva la de la oficina
Factura_Endesa_2026-03-14.pdfLuz de la oficina
ArchivadoFactura_Endesa_2026-03-14 (2).pdfLa dirección de facturación es el piso; tu regla dice no mi piso
Sin reglaGana la regla más específica
Todas las reglas llegan a la IA en una sola petición, una al lado de otra. Una regla amplia y una precisa pueden convivir: el documento va donde mejor encaja, no donde esté en una lista.
En Findest
- Un documento
- Todas tus reglas a la vez
- Se comparan juntas
- Se elige la que mejor encaja
factura-endesa-oficina-0326.pdf
- Facturas de proveedores
- Luz de la oficina
- Nóminas del equipo
Luz de la oficina: nombra esta factura exacta
Ata una regla a un solo buzón
Por defecto una regla lee todos los buzones conectados. Puedes limitarla a uno. Si ese buzón se elimina más tarde, la regla se apaga; nunca se amplía a los demás.
En Findest
- Correo de facturacion@
- Regla limitada a él
- Se lee y se compara
- Archivado
Facturas de proveedores
Facturas de proveedores a los que compramos material. No suministros, no suscripciones de software.
Finanzas / Proveedores
Buzónfacturacion@tuempresa.com
Un documento, dos casas
En Business, una regla puede guardar el mismo documento en una segunda nube. Si falla la copia extra, el archivado principal sale bien igualmente y el Historial te cuenta qué pasó.
En Findest
- Contrato firmado
- Copia principal en Drive
- Copia extra en Dropbox
- Ambas quedan registradas
Clientes / Contratos
Contrato_Delta-SL_2026-04-02.pdf
Contrato_Atlas_2026-02-11.pdf
Compartido / Contratos
Contrato_Delta-SL_2026-04-02.pdf
Escribir una que funcione
Di lo que NO es, no solo lo que es.
La mejora más grande que puedes hacerle a una regla es una frase sobre lo que no debe caer ahí. Las exclusiones son lo que permite a la IA distinguir dos reglas parecidas.
Vago
“Facturas”
Encaja con toda factura que recibas en tu vida, incluidas las que tienen una regla mejor.
Funciona
“Facturas de proveedores a los que compramos material. No suministros, no suscripciones de software.”
Nombra la categoría y acota las dos vecinas a las que, si no, les robaría documentos.
Vago
“Recibos”
«Recibo» significa cosas distintas según quién lo mande, y también para un modelo sin nada con qué comparar.
Funciona
“Facturas de electricidad de la oficina. No las de mi piso, y tampoco el gas.”
Dos exclusiones, y las dos son documentos reales que de verdad recibes.
Vago
“Documentos importantes”
Aquí no hay nada comprobable. Casi cualquier cosa se podría defender que entra.
Funciona
“Contratos en cuanto los firman las dos partes. No borradores, no propuestas.”
«Firmado por las dos partes» es una propiedad que el modelo puede buscar en el propio documento.
No hace falta describir el formato, el remitente ni el nombre del fichero. El documento se lee: si es una factura de la luz, lo parece, venga de quien venga y se llame como se llame el adjunto.
Prueba a escribir una
Descríbela como se lo dirías a un compañero.
Escribe el tipo de documento que quieres archivar. Este bloc de pruebas te enseña cómo se lee una regla, qué documentos se quedaría y qué vecinos debería dejar fuera.
Tú
Facturas de la luz de la oficina, no de mi piso
Findest
ReglaFacturas de electricidad
Facturas de la luz de la oficina, no de mi piso.
Facturas / ElectricidadCarpeta sugerida. En Findest eliges la real en tu nube.
Documentos de ejemplo, no son los tuyos
- Factura_Endesa_2026-03-14.pdfFactura de la luz
- Factura_Endesa_2026-02-12.pdfLa factura del mes pasado
- Factura_Naturgy-Gas_2026-03-02.pdfTambién encajaría. Añade una exclusión si debe ir a otro sitio.
- Factura_Endesa-Piso_2026-03-14.pdfDescartado: excluiste mi piso
Buen comienzo. Una frase más sobre lo que no es mantendrá fuera a sus vecinos.
No hay ningún orden de prioridad que gestionar.
Las reglas no se comprueban de arriba abajo, y la que creaste primero no tiene ninguna ventaja. Todas se evalúan juntas, en una sola pasada, y gana la coincidencia más específica.
Así que una regla de «facturas de la luz de la oficina» y otra más amplia de «facturas de proveedores» pueden convivir sin que las ordenes. La factura de la luz va a la primera porque encaja con más precisión, no por el lugar que ocupe en una lista.
Si dos reglas se solapan tanto que cualquiera de las dos sería correcta, suele ser señal de que quieren ser una sola. En cada documento del Historial ves cuál ganó.
Una llamada, todas las reglas
El documento se compara con todas tus reglas a la vez, así el modelo puede decidir cuál encaja mejor.
factura-endesa-oficina.pdf
Se lee una vez y se compara con cada regla
Facturas de proveedoresLuz de la oficinaNóminas
Gana la coincidencia más específica
Sitio para crecer
Cuántas reglas tienes.
Las reglas siguen activas hasta que las apagas. Ninguna caduca, y apagar una no la borra.
- Free
- 2 reglas activasSuficiente para los uno o dos tipos de documento que de verdad manejas. 0 €.
- Pro
- 15 reglas activasSitio para una regla por tipo de documento, emisor y carpeta. 9 €/mes.
- Business
- Reglas ilimitadasAdemás, archivar un documento en varias nubes a la vez. 29 €/mes.
Las descripciones evaluadas por IA están en todos los planes, incluido el gratuito: son la única forma en que funciona una regla, así que dejarlas tras un plan de pago significaría que Free no podría crear ninguna. Los despachos que archivan para sus clientes tienen planes Teams
¿Y si encajan dos reglas?
Se evalúan todas juntas y gana la más específica. No hay orden que gestionar ni comportamiento de «gana la creada primero» — el Historial te enseña qué regla encajó con cada documento.
¿Qué pasa si no encaja ninguna regla?
El documento se guarda y se marca como que no encajó con ninguna, junto con el motivo. No se adivina metiéndolo en una carpeta aproximada, y no te llega un correo por ello — es normal, y se ve en el Historial.
¿Tengo que mencionar el remitente o el nombre del fichero?
No. Se lee el documento en sí, así que una factura de la luz es reconocible venga de quien venga y se llame como se llame el PDF.
¿Puedo crear una carpeta mientras escribo la regla?
Sí, desde el propio navegador de carpetas, sin abrir tu nube en otra pestaña.
¿Una regla puede archivar en más de una nube?
En Business, sí — el mismo documento se puede archivar en varias nubes a la vez. Si falla una copia secundaria, el archivado principal sigue saliendo bien.
¿Cuántas reglas puedo tener?
Dos en Free, quince en Pro, ilimitadas en Business. Puedes apagar reglas sin borrarlas, y una apagada no cuenta.