Cada cliente manda lo suyo y llega a su carpeta

Cada cliente conecta su propio correo a Findest y el despacho escribe las reglas una sola vez. Una plantilla de carpetas como «Clientes / {cliente} / {trimestre}» reparte cada documento en el expediente de quien lo envió, sin tocar nada cliente a cliente.

En el resto de sectores el reto es separar tipos de documento. En una gestoría el reto es otro: veinte, treinta o cuarenta clientes distintos reciben facturas, nóminas y tickets, y cada uno tiene que acabar en la carpeta de SU expediente, no en una carpeta común de «facturas».

Por eso en Findest la gestoría no comparte un buzón con sus clientes: invita a cada cliente, el cliente conecta su propio correo, y lo que le llega se archiva con las reglas del despacho. Como Findest sabe de qué cliente viene cada documento, la carpeta de destino lleva su nombre sola, sin una regla por cliente.

El fallo más caro en una gestoría no es perder una factura, es darse cuenta tarde de que no llegó. Con cuarenta clientes, nadie lleva la cuenta de si este trimestre ya están la luz, el alquiler y las nóminas de cada uno: se descubre al montar el modelo, con el plazo encima.

Y el cierre de trimestre lo agrava: la semana antes del 303 es cuando más clientes mandan a la vez los tickets y facturas que llevaban meses guardando, casi siempre en un correo con diez adjuntos y un asunto tipo «lo del trimestre». Si cada documento ya está en la carpeta de su cliente y su trimestre, y el panel dice qué falta, esa semana se dedica a revisar y no a buscar.

Findest lee cada documento, saca de qué es, quién lo emite y de cuándo es, y lo guarda renombrado siempre igual:

Factura_Repsol_2026-07-04.pdf

Nomina_Distribuciones-Marin_2026-09-30.pdf

Y lo deja en Clientes › Distribuciones Marín SL › 2026-T3, de tu Google Drive, OneDrive o Dropbox. El correo original no se toca.

¿Tengo que escribir una regla por cliente?

No. Las reglas son del despacho y se aplican a todos los clientes; la plantilla de subcarpetas (por ejemplo «Clientes / {cliente} / {trimestre}») crea la carpeta de cada cliente la primera vez que le llega algo.

¿Cómo sé qué documentos le faltan a un cliente antes del 303?

Findest aprende qué manda cada cliente con regularidad (la luz cada mes, el alquiler, la gestoría de nóminas) y en el panel de Clientes marca en ámbar o rojo a quien le falta algo del trimestre según se acerca el plazo. Si quieres, le manda un recordatorio con la lista concreta, en nombre de tu despacho, como mucho una vez por semana.

¿Un cliente puede ver los documentos de otro?

No. Cada cliente solo ve lo suyo, aunque todos estén en el mismo despacho; quien ve todo es el personal de la gestoría.

¿Cuánto cuesta?

Hay tres planes Teams: 49 €/mes (5 personas, hasta 15 clientes), 129 €/mes (15 personas, hasta 50) y 249 €/mes (40 personas, clientes sin límite), IVA incluido. Cuenta como cliente quien tiene su correo conectado, no quien solo está invitado.

¿Puedo probarlo con un solo cliente?

Sí: contrata el plan pequeño, invita al cliente que más documentos te manda y mira durante un trimestre cómo llegan sus carpetas y qué te avisa que falta. No toca tu programa de contabilidad ni cambia cómo trabajas con el resto.