Cómo recibir y ordenar en Drive las facturas de los clientes de una gestoría
Una gestoría recibe cada semana cientos de facturas, tickets y nóminas de decenas de clientes, casi siempre por el mismo buzón. Archivarlas a mano (descargar, renombrar, mover a la carpeta del cliente) es el trabajo que más se repite y el que menos valor añade. Esta guía explica cómo se recibe ese correo sin intervenir, qué datos se leen de cada documento, cómo queda ordenado en Google Drive y qué hay que resolver con otra herramienta.
Qué significa automatizar la recepción de facturas en una gestoría
Significa que el buzón se revisa solo, cada adjunto se lee y el fichero llega con nombre uniforme a la carpeta del cliente.
El proceso tiene tres pasos: recibir el correo, leer el documento y ordenarlo en la carpeta que le corresponde. Findest cubre los tres. Contabilizar la factura, es decir, volcar sus importes a un programa de contabilidad, es otro paso que Findest no hace.
Paso 1. Recibir: el correo de cada cliente, sin buzón compartido
El despacho invita a cada cliente, el cliente conecta su propio correo y Findest revisa el correo nuevo sin marcarlo como leído.
Gmail se conecta con una contraseña de aplicación y Outlook con el inicio de sesión de Microsoft; los demás proveedores, por IMAP. Findest solo lee: no marca nada como leído ni modifica el buzón. Lo normal es que un archivo llegue a su carpeta en pocos minutos, porque el correo se revisa cada cinco. Invitar a los clientes forma parte de los planes Teams (desde 49 €/mes, IVA incluido). Si prefieres un único buzón de la gestoría, también funciona: se conecta como cualquier otro y la regla decide la carpeta. Aquí está qué acceso tiene Findest a tu correo y a tu nube.
Paso 2. Leer: qué datos saca Findest de cada factura
Findest lee tipo de documento, emisor, número, fecha e importe total con moneda; no extrae NIF, base imponible ni IVA.
| Dato | ¿Lo lee Findest? | Nota |
|---|---|---|
| Tipo de documento | Sí | Va en el nombre del fichero |
| Emisor | Sí | Va en el nombre del fichero |
| Fecha del documento | Sí | Va en el nombre del fichero; es la fecha del documento, no la de archivado |
| Número de documento | Sí | Se lee, pero no forma parte del nombre |
| Importe total y moneda | Sí | Se usa como contexto para decidir qué regla encaja |
| NIF/CIF | No | No se extrae como campo |
| Base imponible e IVA desglosado | No | No se extraen como campos |
Si necesitas esos campos para alimentar la contabilidad, hace falta software de captura contable con OCR, que es una categoría distinta. Findest tampoco escribe en Google Sheets. Su trabajo es que cada factura llegue a su sitio, con un nombre que se pueda buscar.
Paso 3. Ordenar por cliente y trimestre en Google Drive
Una plantilla de carpetas como «Clientes / {cliente} / {trimestre}» crea la carpeta de cada cliente la primera vez que le llega algo.
Las reglas son del despacho y se aplican a todos los clientes: la regla describe el documento
(«facturas y tickets») y la plantilla decide dónde cae. Las variables son {cliente},
{trimestre} y {año}; no hay subcarpeta por mes. El trimestre sale de la fecha del
documento y, si no se puede leer, de la fecha de llegada. Los ficheros se guardan como
Factura_Endesa_2026-09-14.pdf. Con un buzón compartido y sin plantilla, escribe una regla por cliente
que apunte a su carpeta. Lo que no encaja con ninguna regla no se archiva: queda en el Historial
para que lo revises tú.
Cada tipo de documento tiene sus matices: mira cómo archivar facturas de proveedores automáticamente y cómo archivar los modelos de Hacienda por trimestre.
Lo que Findest no hace y con qué completarlo
Findest recibe, lee y archiva; no contabiliza ni vuelca datos a hojas de cálculo. Para eso hace falta software contable.
Hay dos caminos: un programa de contabilidad con captura por OCR, que extrae importes y NIF de los documentos, o un flujo en Make o Zapier que reaccione al webhook document.archived de la API de Findest cuando un documento queda archivado. También puedes ver la alternativa a escenarios de Make o Zapier para guardar adjuntos de Gmail en Drive.
Cómo empezar con un primer cliente
Empieza con un solo cliente: invítale, escribe la regla y la plantilla de carpetas, y comprueba en el Historial dónde cae cada documento.
- Invita al cliente desde la página de Equipo y deja que conecte su correo.
- Escribe la regla («facturas y tickets») y la plantilla de carpetas «Clientes / {cliente} / {trimestre}».
- Déjalo una semana y revisa el Historial: qué se archivó y qué quedó sin coincidencia.
- Afina la descripción e invita al siguiente cliente.
Hay más detalle en software para gestorías: archivar los documentos de cada cliente. Para los clientes autónomos, mira cómo archivan los autónomos sus facturas, tickets y modelos. Y sobre los plazos de conservación está la guía de RGPD y adjuntos de correo para pymes.